Zeitnah antworten: Beantworten Sie Kunden-Feedback zeitnah. So zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie ihre Meinung schätzen und sich schnell um ihr Anliegen kümmern. Das motiviert auch weitere Kunden, Feedback zu Ihrer Firma zu veröffentlichen (siehe Vorteile von Kunden-Feedback).

Negatives Feedback immer beantworten: Negatives Feedback ist ärgerlich, aber kein Drama, wenn Sie professionell darauf reagieren:

• Nehmen Sie die Kritik ernst und prüfen Sie diese zunächst genau.
• Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden.
• Antworten Sie immer sachlich und freundlich.
• Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Problemlösung.

Individuell antworten: Gehen Sie individuell auf das Feedback Ihrer Kunden ein. Vermeiden Sie es, immer mit den gleichen, vorgefertigten Sätzen und Standard-Floskeln zu antworten. Denn das kann dazu führen, dass Ihre Kunden sich nicht ernst genommen fühlen und den Eindruck gewinnen, dass Sie sich nicht für ihr persönliches Anliegen interessieren.

Kurz antworten: Formulieren Sie Ihre Antwort kurz und aussagekräftig. Das ist lesefreundlich und leicht verständlich. Vermeiden Sie lange, ausschweifende Formulierungen und Erklärungen. Zu lange Antworten werden von den Kunden häufig gar nicht ganz durchgelesen.